Die Nutzer:innen können ihre Accounts von der letzten Veranstaltung wieder nutzen und ersparen sich dadurch das erneute Eingeben ihrer Adressen. Auf die Zahl der Dubletten in Ihrer Konferenz hat das keinen Einfluss.
Lassen Sie sich nicht von der Anzahl irritieren. Converia bildet jeweils Paare aus potentiell gleichen Personenaccounts. Insbesondere wenn einzelne Personen mehr als 3 Accounts haben, ist die Anzahl der gefundenen Paare deutlich höher als die Zahl der nötigen Abgleiche. So zum Beispiel findet Converia bei 5 Accounts der gleichen Person 10 potentielle Dublettenpaare, bei 10 Accounts allerdings schon 45. Das ist eher ein mathematisches Phänomen. Wenn man Ihre Personendaten nach reiner Namensgleichheit untersucht, gibt es viel weniger Dubletten. Mit dieser Anzahl an Abgleichen sollten Sie Ihre Daten komplett bereinigen können.
Insbesondere bei der Beitrags- und Sessioneinreichung kommt es zu überdurchschnittlich vielen Dubletten, da die Einreichenden für alle Co-Autor:innen neue Accounts anlegen (müssen). Aus Datenschutzgründen können wir den Einreichenden leider nicht vorschlagen "Meinen Sie Herrn Max Mustermann von der ABC Universität mit folgender Adresse .... Dieser hat bereits einen Account in unserem System".
Der Dublettenabgleich ist nicht zwingend notwendig, jedoch für einige Funktionen im System von Vorteil. Beispielsweise können Sie mit bereinigten Dubletten sicherstellen, dass bei der Bewertung kein:e Gutachter:in Beiträge bekommt, bei denen er:sie selbst in der Autor:innenschaft steht. Des Weiteren können Sie später mit bereinigten Dubletten auch ermitteln, welche Ihrer Vortragenden sich noch nicht für den Kongress registriert haben. Man könnte auch situativ nur die notwendigen Dubletten abgleichen, bspw. vor der Verteilung der Beiträge zur Begutachtung aus der Gutachter:innenliste heraus alle Gutachter:innen-Accounts durchgehen und sauber abgleichen. Sie können dazu auch beim Abgleich festlegen, dass Sie nur Dubletten mit einer bestimmten Rolle angezeigt bekommen möchten.
Den Dublettenabgleich finden Sie unter Verwaltung > Personenverwaltung > Dublettenabgleich
Für den Dublettenabgleich bitten wir um sorgfältiges Vorgehen, auch wenn die Anzahl der Dubletten hoch sein sollte. Falsch abgeglichene Dubletten führen zu einigem Durcheinander und können nur mit hohem Aufwand wieder korrigiert werden.