Eingetroffene Zahlungen werden von Converia in regelmäßigen Abständen ins System importiert.
Für offene Rechnungen können Zahlungserinnerungen direkt aus dem System, per E-Mail, versendet werden. Zahlungserinnerungen werden nicht automatisch versendet. Falls Sie eine Zahlungserinnerung versenden möchten, stimmen Sie den Versandzeitpunkt bitte mit dem Converia-Team ab, um auch kurzfristig eingegangene Zahlungen berücksichtigen zu können. Wenn wir diesen Service für Sie übernehmen, fallen 50,00 Euro pro Versand (beliebig viele Empfänger:innen) an.
Möchten Sie selbst die Zahlungserinnerungen verschicken, so ist dies mit entprechenden Filtern einfach aus der Liste der Rechnungen möglich:
Wir empfehlen, in der Textvorlage bei "innerhalb der nächsten Tage" eine Zahl zu ergänzen oder dies durch "bis zum [Datum Ihrer Wahl]" zu ersetzen, um eine verbindliche Frist zu setzen. Üblich sind 7 bis 14 Tage.
Bitte beachten Sie, dass bei einigen Rechnungen evtl. nur kleinere Teilbeträge offen sind. Dies hängt in den meisten Fällen mit Auslandszahlungsgebühren zusammen. Falls Sie bzw. die Veranstalter diese Beträge nicht nachfordern möchten, können Sie alternativ den Rechnungsbetrag auf die eingegangene Zahlungshöhe herabsetzen.
Bitte beachten Sie, dass bei einigen Rechnungen evtl. nur kleinere Teilbeträge offen sind. Dies hängt in den meisten Fällen mit Auslandszahlungsgebühren zusammen. Falls Sie bzw. die Veranstalter diese Beträge nicht nachfordern möchten, können Sie alternativ den Rechnungsbetrag auf die eingegangene Zahlungshöhe herabsetzen.
Wenn Sie Rückmeldungen von den Teilnehmenden erhalten, dass Ihre Rechnung bereits beglich sei, bitten wir Sie, von diesen einen Bankbeleg mit folgenden Informationen anzufordern, damit wir dies überprüfen können:
- Name des Kontoinhabers
- Datum der Überweisung
- Überweisungsbetrag
- Verwendungszweck
- IBAN an die der Betrag überwiesen wurde
Vielen Dank.