Szenario 1: Rechnungsadresse und Buchungsinhalt bleiben bestehen
In diesem Fall können Sie einfach die Person in der Buchung austauschen. Es muss keine Stornierung durchgeführt werden.
- Rufen Sie die Buchung unter Verwaltung > Anmeldung > Buchungen auf
- Wählen Sie über das Personen-Icon (siehe Screenshot) einen neuen Datensatz aus der Personendatenbank aus (zurück zur Liste oder Suchmaske nutzen)
- Sollte die Person nicht vorhanden sein, legen Sie bitte einen neuen Personendatensatz an und übernehmen diesen in die Buchung
Wichtig: Überschreiben Sie nicht den vorhandenen Datensatz mit den Daten der neuen Person. Vielleicht kommt die Person zwar nicht zur Konferenz, ist jedoch Autor:in eines Beitrags: Würden Sie die Personendaten nun einfach überschreiben, würde im Abstractband am Ende eine falsche Person als Autor:in aufgeführt werden.
- Aktualisieren Sie am Schluss die Rechnung. Erst damit wird der Bearbeitungsvorgang abgeschlossen und ein neues Rechnungsdokument erstellt.
- Nutzen Sie die Kommentarfunktion, um die Änderung für andere Bearbeiter:innen zu dokumentieren.
- Es werden keine automatischen Mails bei Bearbeitungen im Backend ausgelöst. Bei Bedarf können Sie die neue Teilnehmerin oder den neuen Teilnehmer via Buchungs-Infomail (geht an eingebuchte Person, Tab in den Buchungsdetails) oder Rechnungs-Infomail (geht an Rechnungsempfänger:in, Tab in den Rechnungsdetails) informieren.
Szenario 2: Rechnungsadresse und/oder Buchungsinhalt ändern sich
+++ Wenn eine Rückerstattung notwendig ist, geben Sie den Vorgang bitte spätestens nach der unten beschriebenen Bearbeitung unter Nennung der Veranstaltung und Rechnungsnummer an den Ticketingsservice von Converia ab. Hier finden Sie weitere Infos dazu. +++
- Wenn sich zusätzlich zur teilnehmenden Person nur die Rechnungsadresse ändert, können Sie den unter Szenario 1 verwendeten Personendatensatz ebenso in der Rechnung austauschen. Die Rechnung muss nur einmalig nach der Bearbeitung der Buchung und der Rechnung aktualisiert werden.
Den Buchungsinhalt ändern Sie wie folgt:
- Aufruf der Buchungsdetails unter Verwaltung > Anmeldung > Buchungen. Sie können auch den Weg über die Rechnungsdetails > Tab Teilnehmende nehmen.
-
Entweder zusätzliche Buchungsoptionen hinzufügen (Screenshot, Pkt. 1) oder bestehende Buchungsoptionen bearbeiten (Screenshot, Pkt. 2)
- Eintrag bearbeiten: Preis, Preisgruppe oder Steuersatz ändern möglich. Entweder mit individueller Eingabe oder entsprechend der Konfiguration der Anmeldung.
- Stornieren: Option der Wahl, wenn einzelne Inhalte der Buchung storniert werden sollen.
- Löschen: Selten genutzt. Diese Option empfiehlt sich nur, wenn z.B. während der Bearbeitung ein eben erst hinzugefügtes Angebot wieder entfernt werden soll, bevor am Schluss die Rechnung aktualisiert wird.
- Bei der Bearbeitung/Stornierung von Buchungsoptionen wird keine Storno- oder Bearbeitungsgebühr auf der Rechnung ergänzt. Wenn Sie das wünschen, lesen Sie das Vorgehen bitte hier nach.
- Aktualisieren Sie am Schluss die Rechnung. Erst damit wird der Bearbeitungsvorgang abgeschlossen und ein neues Rechnungsdokument erstellt.
- Nutzen Sie die Kommentarfunktion, um die Änderung für andere Bearbeiter:innen zu dokumentieren.
- Es werden keine automatischen Mails bei Bearbeitungen im Backend ausgelöst. Bei Bedarf können Sie die neue Teilnehmerin oder den neuen Teilnehmer via Buchungs-Infomail (geht an eingebuchte Person, Tab in den Buchungsdetails) oder Rechnungs-Infomail (geht an Rechnungsempfänger:in, Tab in den Rechnungsdetails) informieren.
Nachzahlung notwendig?
Informieren Sie die Person darüber aus dem System - hier finden Sie weitere Infos.